Referat Organizacyjny

Osobą kierującą referatem jest Marta PawleniakSekretarz Gminy
pokój nr 22, tel.: 15 841 00 04, e-mail: sekretarz@pysznica.pl

W Referacie Organizacyjnym pracują następujące osoby:

Marta Gleich (OR.I) – stanowisko ds. obsługi organów gminy
pokój nr 30, tel. 15 841 00 18, e-mail: biuro.rady@pysznica.pl

Paulina Mierzwa (OR.II) – stanowisko ds. promocji gminy
pokój nr 31, tel. 533 223 984, e-mail: promocja@pysznica.pl

Beata Biały (OR.III) – stanowisko ds. pozyskiwania środków zewnętrznych i spraw społecznych
pokój nr 27, tel. 15 841 01 03, e-mail: bbialy@pysznica.pl

Monika Bajdo (OR.IV) – stanowisko ds. spraw społecznych i współpracy z mieszkańcami
pokój nr 27, tel. 15 841 01 03, e-mail: mbajdo@pysznica.pl

Mariusz Sałach (OR.V) – stanowisko ds. informatycznych
pok. nr 8, tel. 15 841 01 13, e-mail: informatyk.ug@pysznica.pl, e-mail: msalach@pysznica.pl

Teresa Herdzik (OR.VI) – sekretarka
sekretariat – pokój nr 24, tel. 15 841 00 04, e-mail: ug@pysznica.pl

Sylwia Krawiec (OR.VII)– stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych
Biuro podawcze – parter, tel. 600 411 888, e-mail: ug@pysznica.pl

Magdalena Ptak (OR.VIII) – stanowisko ds. kadrowych i organizacyjnych, program “Czyste Powietrze”
pokój nr 33, tel.15 841 01 36, e-mail: kadry@pysznica.pl

Zakres zadań Referatu Organizacyjnego to:

  1. Wykonywanie zadań związanych z referendum i z wyborami.
  2. Przygotowywanie i przeprowadzanie wyboru ławników do Sądów Powszechnych.
  3. Opracowywanie projektów planów pracy Rady Gminy i Komisji Rady.
  4. Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady Gminy i Komisji Rady oraz prowadzenie dokumentów dotyczących pracy tych organów.
  5. Prowadzenie ewidencji uchwał Rady, wniosków, uchwał i opinii     z zebrań wiejskich i rad sołeckich , a także czuwanie nad ich realizacją.
  6. Prowadzenie ewidencji zarządzeń Wójta Gminy.
  7. Czuwanie   nad   zabezpieczeniem praw  radnych     i     członków Komisji Rady zwłaszcza  w zakresie ochrony stosunku pracy, zwolnień z pracy, wypłat diet i kosztów podróży.
  8. Zabezpieczenie obsługi technicznej dyżurów Przewodniczącego Rady Gminy.
  9. Opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu pracy organów Gminy i radnych.
  10. Organizowanie publikacji i rozpowszechnianie aktów normatywnych ustanowionych przez organy Gminy, a zwłaszcza przepisów gminnych, w sposób określony przepisami prawa.
  11. Organizowanie i obsługa narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady Gminy.
  12. Prowadzenie BIP.
  13. Prowadzenie Archiwum Zakładowego.
  14. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy oraz kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych, dotyczących w szczególności:
    • zawierania i rozwiązywania stosunku pracy,
    • awansowania i przeszeregowania pracowników,
    • nagradzania i karania,
    • sporządzania wniosków w sprawach odznak i odznaczeń pracowników urzędu.
  15. Prowadzenie i aktualizacja akt osobowych pracowników Urzędu Gminy
  16. Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, czasem pracy i jego właściwym wykorzystaniem.
  17. Prowadzenie i rozliczanie miesięcznych kart ewidencji czasu pracy.
  18. Kierowanie na badania lekarskie.
  19. Prowadzenie dokumentacji związanej z wykorzystaniem funduszu płac.
  20. Współpraca z referatem księgowości w zakresie planowania i realizacji funduszu wynagradzania.
  21. Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska urzędnicze.
  22. Prowadzenie     spraw     związanych      z     planowaniem      i     wykorzystaniem      urlopów wypoczynkowych pracowników.
  23. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów pracowniczych (macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, okolicznościowych).
  24. Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych.
  25. Załatwianie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników w formie szkolnej i pozaszkolnej.
  26. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw kadrowych.
  27. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy.
  28. Przygotowywanie umów zleceń.
  29. Sporządzanie deklaracji PFRON.
  30. Współpraca    z    Inspektorem   RODO   –    aktualizowanie    bieżące    uzupełnianie    klauzul i informacji dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy.
  31. Prowadzenie rejestru i aktualizowanie upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Wójta pracownikom Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych.
  32. Prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji kierowanych do Wójta oraz  koordynowanie  i nadzór nad terminowością ich rozpatrywania.
  33. Przygotowywanie   projektów    uchwał   i    zarządzeń   dotyczących   spraw    realizowanych w zakresie Referatu Organizacyjnego.
  34. Prowadzenie spraw związanych z redagowaniem i wydawaniem “Informatora Gminy Pysznica”.
  35. Przygotowywanie – w porozumieniu z merytorycznymi referatami – artykułów prasowych oraz pisemnych stanowisk i oświadczeń organów Gminy.
  36. Przygotowywanie   materiałów   do   wydawnictw   promujących    gminę    (map, folderów, informatorów, katalogów itd.) oraz programów radiowych i telewizyjnych.
  37. Prowadzenie spraw związanych z imprezami promującymi  gminę, w tym udziału  Gminy   w targach, konferencjach, publikacjach itp.
  38. Prowadzenie spraw związanych z patronatem Wójta.
  39. Bieżąca współpraca z jednostkami o podobnym charakterze w innych instytucjach.
  40. Nawiązywanie kontaktów partnerskich i bliźniaczych (w zakresie przesyłanych  informacji)  z samorządami i instytucjami innych krajów.
  41. Prowadzenie  strony  internetowej  Urzędu   Gminy,   aktualizacja   informacji   o   Gminie  w Internecie.
  42. Obsługa Gminnego Systemu Powiadamiania SMS.
  43. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej podczas uroczystości związanych z Gminą.
  44. Prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych oraz integracji społecznej osób uzależnionych.
  45. Działanie na rzecz tworzenia i wzmocnienia lokalnej koalicji trzeźwości, szukanie poparcia dla działań na rzecz zmniejszenia rozmiarów problemów uzależnień.
  46. Prowadzenie analizy problemów uzależnień na terenie gminy.
  47. Przewodniczenie  pracy  Gminnej   Komisji   Rozwiązywania   Problemów   Alkoholowych, a w szczególności w pracach nad projektem gminnego programu przeciwdziałania alkoholizmowi oraz przeciwdziałania narkomanii, projektem preliminarza jego wykonania oraz sprawdzaniem realizacji ww.
  48. Bieżąca koordynacja zadań wynikających z gminnych programów profilaktycznych.
  49. Współpraca     z    instytucjami     i    organizacjami     działającymi     w    sferze    profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień.
  50. Branie udziału w naradach i szkoleniach organizowanych przez pełnomocnika wojewody oraz Państwową Agencję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
  51. Wdrażanie oraz propagowanie na terenie gminy ogólnopolskich, regionalnych oraz gminnych kampanii edukacyjnych.
  52. Współpraca w działalności na rzecz społeczności lokalnej.
  53. Udział w prowadzeniu  działań, w oparciu o ustawę o działalności pożytku  publicznego  w zakresie zlecania realizacji zadań publicznych.
  54. Zbieranie od mieszkańców informacji na temat lokalnej historii, zwyczajów i tradycji służące m.in. do publikacji w materiałach o Gminie Pysznica.
  55. Gromadzenie i pozyskiwanie informacji z zakresu członkostwa w UE, dokumentów oraz przepisów prawnych dotyczących prawa wspólnotowego niezbędnych dla gminy.
  56. Tworzenie bazy danych potencjalnych źródeł pozyskiwania środków zewnętrznych, dostępnych publikacji, bibliografii z zakresu UE.
  57. Prowadzenie stałego monitoringu w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych, w tym analizowanie potencjalnych programów pomocowych, dostępnych programów fundacji i innych z możliwością wykorzystania ich na terenie gminy oraz przedkładanie informacji z tego zakresu Wójtowi Gminy, komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy oraz Gminnym jednostkom organizacyjnym.
  58. Przygotowywanie materiałów informacyjnych i zagadnień związanych z tematyką unijną oraz pozyskiwaniem zewnętrznych źródeł finansowania.
  59. Koordynacja działań urzędu, komórek organizacyjnych urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych zgodnie z zatwierdzoną przez Wójta Gminy procedurą regulującą organizację zarządzania projektami unijnymi w zakresie:
    • wyboru projektów do realizacji ubiegających się o wsparcie finansowe,
    • organizacji przygotowania i realizacji projektów,
    • przygotowania niezbędnej dokumentacji i wniosków aplikacyjnych,
    • monitoringu, kontroli finansowo-rzeczowej, sprawozdawczości oraz rozliczenia dotacji.
  60. Wnioskowanie do budżetu gminy o zabezpieczenie udziału własnego gminy niezbędnego do realizowanych projektów.
  61. Pilotowanie złożonych wniosków w instytucjach pomocowych.
  62. Współpraca z podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie pozyskiwania środków pomocowych.
  63. Współudział w prowadzenie spraw związanych z imprezami promującymi gminę, w tym udziału Gminy w targach, konferencjach, publikacjach itp.
  64. Czuwanie nad aktualnością danych o gminie publikowanych w Internecie, zgłoszenie informacji o potrzebie zaktualizowania danych.
  65. Bieżąca współpraca z jednostkami o podobnym charakterze w innych instytucjach.
  66. Prowadzenie działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi.
  67. Przygotowywanie   rocznego   programu    współpracy   gminy   Pysznica    z    organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.
  68. Prowadzenie działań, w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego, w zakresie zlecania realizacji zadań publicznych
  69. Realizacja  zadań  publicznych  zgodnie  z  przyjętym  rocznym  programem  współpracy      z organizacjami pozarządowymi i ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
  70. Sporządzanie sprawozdań ze współpracy Gminy Pysznica z organizacjami pozarządowymi.
  71. Opracowywanie propozycji planów budżetowych.
  72. Realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem Rady Działalności Pożytku Publicznego.
  73. Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej.
  74. Prowadzenie działań w zakresie edukacji ekologicznej społeczeństwa, propagowanie działań proekologicznych oraz koordynacja akcji proekologicznych prowadzonych przez inne podmioty.
  75. Prowadzenie spraw związanych z nadaniem tytułu „Honorowy Obywatel Gminy Pysznica”, „Zasłużony dla Gminy Pysznica”.
  76. Prowadzenie   spraw    związanych    z    przyznawaniem    stypendiów   sportowych,    nagród i wyróżnień w oparciu o uchwałę rady gminy w tym zakresie.
  77. Prowadzenie spraw związanych z nagrodami w dziedzinie kultury w oparciu o uchwałę rady gminy w tym zakresie.
  78. Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków objętych wojewódzką ewidencją zabytków.
  79. Przyjmowanie    zawiadomień    o    odkryciu    przedmiotów    o    wartości    zabytkowej    lub archeologicznej i zawiadamianie o tym Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
  80. Uzyskiwanie odpowiednich pozwoleń i opinii od Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
  81. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji ze środków gminy na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytkach.
  82. Sprawowanie opieki nad zabytkami, koordynowanie finansowania prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy zabytku, do którego tytuł prawny ma gmina.
  83. Wnioskowanie o przyznanie dotacji celowej na dofinansowanie prac konserwatorskich przy zabytkach gminnych.
  84. Koordynowanie prac związanych ze sporządzaniem gminnego programu opieki nad zabytkami,  przygotowywanie   odpowiedniej   uchwały   Rady   Gminy   oraz   sprawozdań  z realizacji tego programu.
  85. Nadzorowanie, organizowanie i sprawowanie opieki nad cmentarzami wojennymi, grobami poległych oraz pomnikami i miejscami pamięci.
  86. Podejmowanie działań w zakresie wyznaczania szlaków turystycznych i tras rowerowych.
  87. Prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych.
  88. Wspieranie działalności w zakresie organizacji turystyki i wypoczynku.
  89. Wspieranie działań w zakresie organizacji imprez sportowych i rekreacyjnych.
  90. Przygotowywanie pod obrady sesji Rady Gminy projektów uchwał w sprawach wynikających ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dotyczących:
    • ilości punktów sprzedaży napojów alkoholowych,
    • określenia zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych i warunków sprzedaży tych napojów,
    • ustalenia szczegółowych zasad wydawania i cofania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych.
  91. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych .
  92. Nadzorowanie eksploatacji oprogramowań funkcjonujących w Urzędzie Gminy.
  93. Wdrażanie programów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Urzędu Gminy.
  94. Administrowanie lokalną siecią komputerową.
  95. Wykonywanie     czynności      wynikających      z      bieżącego      funkcjonowania     systemu Informatycznego w Urzędzie Gminy.
  96. Przeciwdziałanie dostępności osób niepowołanych do systemu informatycznego.
  97. Pełnienie nadzoru nad mechanizmami uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli nad dostępem do danych osobowych.
  98. Ustalanie,    ewidencjonowanie    i     rejestrowanie    dla    każdego    użytkownika    systemu informatycznego odrębnego identyfikatora.
  99. Zapewnienie     przestrzegania     zasad     i     wymagań     bezpieczeństwa     dla     systemów informatycznych.
  100. Stała inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania (komputery, drukarki, monitory, programy) – określenie stanu faktycznego oraz bieżących potrzeb.
  101. Zapewnienie ciągłości funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy.
  102. Podstawowa konserwacja sprzętu komputerowego i urządzeń techniki biurowej w Urzędzie Gminy.
  103. Pełnienie funkcji pomocnika Inspektora Ochrony Danych oraz Administratora Systemu Informatycznego zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy Pysznica Nr 59/2018.
  104. Nadzór nad funkcjonowaniem monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Gminy.
  105. Obsługa techniczna i nadzór transmisji obrad sesji Rady Gminy.
  106. Obsługa kancelaryjna Wójta Gminy, Zastępcy Wójta i Sekretarza.
  107. Wysyłanie korespondencji i przesyłek.
  108. Przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej.
  109. Udzielanie informacji interesantom dotyczących godzin pracy urzędu, przyjęć interesantów z zakresu załatwianych spraw i innych czynności mających wpływ na obsługę obywateli.
  110. Prowadzenie prenumeraty czasopism i dzienników oraz wydawnictw fachowych.
  111. Zamawianie i prowadzenie ewidencji pieczęci.
  112. Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych.
  113. Prowadzenie ewidencji interesantów zgłaszających się do Wójta  Gminy, Zastępcy Wójta   i Sekretarza w sprawach skarg i wniosków.
  114. Techniczna obsługa narad pracowniczych.
  115. Dbanie o wizualny obraz Urzędu Gminy.
  116. Promocja Wójta Gminy i Urzędu Gminy.
  117. Organizowanie spotkań, narad, zjazdów, konferencji.
  118. Ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozliczanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
  119. Udzielanie informacji interesantom dotyczących godzin pracy urzędu oraz innych instytucji, przyjęć interesantów z zakresu załatwianych spraw i innych czynności mających wpływ na obsługę obywateli,
  120. Udzielanie kompleksowej informacji z zakresu procedur, miejsca i terminu załatwiania spraw.
  121. Udostępnianie formularzy, wniosków i udzielanie instruktażu przy ich wypełnianiu.
  122. Prowadzenie rejestru i przygotowywanie odpowiedzi dotyczące informacji publicznej
  123. Obsługa kancelaryjna w referacie organizacyjnym,
  124. Gospodarka drukami, materiałami biurowymi, środkami czystości:
  125. Dokonywanie zakupów i prowadzenie ewidencji materiałów biurowych, druków i ich rozprowadzanie
  126. Organizowanie i przeprowadzanie zamówień i przetargów na zakupy i dostawy, usługi wynikające z zakresu powierzonych zadań
  127. Rozliczanie i prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
  128. Prowadzenie spraw ankietyzacji dotyczących określenia satysfakcji klientów z zakresu norm Kodeksu Etycznego, oceny kontroli zarządczej i samooceny pracowników Urzędu Gminy.
  129. Utrzymywanie  czystości  i   porządku   we   wszystkich   pomieszczeniach   biurowych,   w pomieszczeniach socjalnych, w toaletach oraz pozostałych pomieszczeniach znajdujących się w budynku Urzędu Gminy tj:
    • odkurzanie i czyszczenie wykładzin,
    • ścieranie kurzu i utrzymanie w czystości mebli oraz urządzeń biurowych,
    • mycie okien,
  130. Mycie, czyszczenie i odkażanie umywalek, armatury i urządzeń sanitarnych w toaletach oraz pomieszczeniach socjalnym.
  131. Mycie glazury i posadzek w toaletach.
  132. Zamiatanie, mycie holów, klatki schodowej, windy.
  133. Przygotowywanie sal do posiedzeń Komisji i obrad Rady Gminy, narad, spotkań okolicznościowych oraz ślubów.
  134. Utrzymanie porządku na placu wokół budynku Urzędu Gminy.
  135. Dokonywanie zakupów środków czystości oraz bieżące uzupełnianie środków sanitarno- higienicznych w toaletach i pomieszczeniach socjalnych.
  136. Systematyczne sprawdzanie zabezpieczeń chroniących budynek Urzędu Gminy przed włamaniem i pożarem po godzinach urzędowania.
  137. Natychmiastowe zgłaszanie o wszelkich zauważonych awariach i uszkodzeniach w budynku i na zewnątrz.
  138. Utrzymanie czystości w pomieszczeniu socjalnym i na obiekcie „Moje Boisko ORLIK 2012” w Jastkowicach.
  139. Utrzymanie czystości w pomieszczeniu socjalnym i na obiekcie „Centrum sportowo- rekreacyjne i kulturalne w Pysznicy przy ulicy Podorenda.
  140. W sytuacjach wyjątkowych i bardzo pilnych doręczanie pism urzędowych.
  141. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.

Print Friendly, PDF & Email