Referat Organizacyjny

Osobą kierującą referatem jest Marta PawleniakSekretarz Gminy
pokój nr 31, tel.: 15 841 00 04, e-mail: sekretarz@pysznica.pl

1. Sekretarz Gminy wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego działania Urzędu, w tym zadania kierownika administracyjnego Urzędu Gminy.
2. Sekretarz prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Wójta Gminy odrębnym zarządzeniem. Sekretarz w zakresie powierzonych mu spraw  akceptuje projekty uchwał Rady Gminy oraz składa oświadczenia woli w imieniu gminy w granicach udzielonych pełnomocnictw.
3. Sekretarz czuwa nad sprawnym i efektywnym funkcjonowaniem urzędu, w szczególności:
– wdraża zasady organizacji pracy urzędu oraz zajmuje się polityką zarządzania zasobami ludzkimi,
– podejmuje działania sprzyjające sprawnemu, skutecznemu i terminowemu postępowaniu w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
– dba o właściwy obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną Urzędu Gminy,
– zapewnia warunki materialno – techniczne dla działalności Urzędu Gminy.
4. Sekretarz może wydawać polecenia służbowe pracownikom podległego referatu oraz każdemu pracownikowi urzędu.
5. Sekretarz w zakresie powierzonych mu spraw:
– akceptuje projekty uchwał Rady Gminy,
– składa oświadczenia woli w imieniu gminy w granicach udzielonych pełnomocnictw.
W zakresie dodatkowych czynności:
Jako Kierownik Referatu Organizacyjnego.
1.  Zapewnia sprawny przepływ informacji wewnątrz i na zewnątrz referatu.
2. Prowadzi bezpośredni nadzór nad wykonywaniem zadań przez pracowników referatu, w szczególności odpowiada za zapewnienie w podległym referacie prawidłowej i sprawnej organizacji wykonania zadań określonych w ustawach.

W referacie organizacyjnym pracują następujące osoby:

Marta Gleich (OR.I) – stanowisko ds. obsługi organów gminy
pokój nr 30, tel. 15 841 00 18, e-mail: biuro.rady@pysznica.pl

1. Dobra znajomość teoretyczna i umiejętność stosowania w praktyce podstawowych aktów prawnych dotyczących funkcjonowania organów samorządu gminnego.
2. Wykonywanie zadań związanych z referendum i z wyborami.
3. Przygotowywanie i przeprowadzanie  wyboru ławników do Sądów Powszechnych.
4. Opracowywanie projektów planów pracy Rady Gminy i Komisji Rady.
5. Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady Gminy i Komisji Rady oraz prowadzenie dokumentów dotyczących pracy tych organów.
6. Prowadzenie ewidencji uchwał Rady, wniosków, uchwał i opinii   z zebrań wiejskich i rad sołeckich , a także czuwanie nad ich realizacją.
7. Prowadzenie ewidencji zarządzeń Wójta Gminy.
8. Czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych  i  członków Komisji Rady zwłaszcza w zakresie ochrony stosunku pracy, zwolnień z pracy, wypłat diet  i kosztów podróży.
9. Zabezpieczenie obsługi technicznej dyżurów Przewodniczącego Rady Gminy.
10. Opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu pracy organów Gminy i radnych.
11. Organizowanie publikacji i rozpowszechnianie aktów normatywnych ustanowionych przez organy Gminy, a  zwłaszcza przepisów gminnych, w sposób określony przepisami prawa.
12. Organizowanie i obsługa narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady Gminy.
13. Prowadzenie BIPs
14. Prowadzenie Archiwum Zakładowego.

Beata Kuziora (OR.II) – stanowisko ds. kadrowych i organizacyjnych
pokój nr 33, tel.15 841 01 36, e-mail: kadry@pysznica.pl

1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy oraz kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Prowadzenie i aktualizacja akt osobowych pracowników Urzędu Gminy.
3. Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, czasem pracy i jego właściwym wykorzystaniem.
4. Prowadzenie i rozliczanie miesięcznych kart ewidencji czasu pracy.
5. Kierowanie na badania lekarskie.
6. Prowadzenie dokumentacji związanej z wykorzystaniem funduszu płac.
7. Współpraca z referatem księgowości w zakresie planowania i realizacji funduszu wynagradzania.
8. Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska urzędnicze.
9. Prowadzenie spraw związanych z planowaniem i wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych pracowników.
10. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów pracowniczych (macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, okolicznościowych).
11. Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych.
12. Załatwianie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników w formie szkolnej i pozaszkolnej.
13. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw kadrowych.
14. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy.
15. Przygotowywanie umów zleceń.
16. Sporządzanie deklaracji PFRON.
17. Współpraca z Inspektorem RODO – aktualizowanie bieżące uzupełnianie klauzul i informacji dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy.
18. Prowadzenie rejestru i aktualizowanie upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Wójta pracownikom Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych.
19. Prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji kierowanych do Wójta oraz koordynowanie  i nadzór nad terminowością ich rozpatrywania.
20. Współpraca w prowadzeniu i aktualizowaniu strony BIP Gminy Pysznica.
21. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń dotyczących spraw realizowanych w zakresie Referatu Organizacyjnym.

Beata Biały (OR.III) – stanowisko ds. społecznych, promocji oraz pozyskiwania środków zewnętrznych
pokój nr 27, tel. 15 841 01 03, e-mail: promocja@pysznica.pl

do spraw promocji gminy:
1. Prowadzenie spraw związanych z redagowaniem i wydawaniem “Wieści Pysznickich”.
2. Przygotowywanie – w porozumieniu z merytorycznymi referatami – artykułów prasowych oraz pisemnych stanowisk i oświadczeń organów Gminy.
3. Przygotowywanie materiałów do wydawnictw promujących gminę (map, folderów, informatorów, katalogów itd.) oraz programów radiowych i telewizyjnych.
4. Prowadzenie spraw związanych z imprezami promującymi gminę, w tym udziału Gminy  w targach, konferencjach, publikacjach itp.
5. Prowadzenie spraw związanych z patronatem Wójta.
6. Bieżąca współpraca z jednostkami o podobnym charakterze w innych instytucjach.
7. Nawiązywanie kontaktów partnerskich i bliźniaczych (w zakresie przesyłanych informacji)  z samorządami i instytucjami innych krajów.
8. Prowadzenie strony internetowej Urzędu Gminy, aktualizacja informacji o Gminie  w Internecie.
9. Obsługa Gminnego Systemu Powiadamiania SMS.
10. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej podczas uroczystości związanych z Gminą.
do spraw społecznych:
1. Prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych oraz integracji społecznej osób uzależnionych.
2. Działanie na rzecz tworzenia i wzmocnienia lokalnej koalicji trzeźwości, szukanie poparcia dla działań na rzecz zmniejszenia rozmiarów problemów uzależnień.
3. Prowadzenie analizy problemów uzależnień na terenie gminy.
4. Przewodniczenie pracy Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
5. Bieżąca koordynacja zadań wynikających z gminnych programów profilaktycznych.
6. Współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień.
7. Branie udziału w naradach i szkoleniach organizowanych przez pełnomocnika wojewody oraz Państwową Agencję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
8. Wdrażanie oraz propagowanie na terenie gminy ogólnopolskich, regionalnych oraz gminnych kampanii edukacyjnych.
9. Współpraca w działalności na rzecz społeczności lokalnej.
10. Udział w prowadzeniu działań, w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego w zakresie zlecania realizacji zadań publicznych.
11. Zbieranie od mieszkańców informacji na temat lokalnej historii, zwyczajów i tradycji służące m.in. do publikacji w materiałach o Gminie Pysznica.
do spraw pozyskiwania środków zewnętrznych:
1. Gromadzenie i pozyskiwanie informacji z zakresu członkostwa w UE, dokumentów oraz przepisów prawnych dotyczących prawa wspólnotowego niezbędnych dla gminy.
2. Tworzenie bazy danych potencjalnych źródeł pozyskiwania środków zewnętrznych, dostępnych publikacji, bibliografii z zakresu UE.
3. Prowadzenie stałego monitoringu w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych, w tym analizowanie potencjalnych programów pomocowych, dostępnych programów fundacji i innych z możliwością wykorzystania ich na terenie gminy oraz przedkładanie informacji z tego zakresu Wójtowi Gminy, komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy oraz Gminnym jednostkom organizacyjnym.
4. Przygotowywanie materiałów informacyjnych i zagadnień związanych z tematyką unijną oraz pozyskiwaniem zewnętrznych źródeł finansowania.
5. Koordynacja działań urzędu, komórek organizacyjnych urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych zgodnie z zatwierdzoną przez Wójta Gminy procedurą regulującą organizację zarządzania projektami unijnymi.
6. Wnioskowanie do budżetu gminy o zabezpieczenie udziału własnego gminy niezbędnego do realizowanych projektów.
7. Pilotowanie złożonych wniosków w instytucjach pomocowych.
8. Współpraca z podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie pozyskiwania środków pomocowych.

Monika Bajdo (OR.IV) – stanowisko ds. promocji i współpracy z mieszkańcami
pokój nr 27, tel. 15 841 01 03, e-mail: mbajdo@pysznica.pl

do spraw promocji gminy:
1. Współudział w prowadzenie spraw związanych z imprezami promującymi gminę, w tym udziału Gminy w targach, konferencjach, publikacjach itp.
2. Czuwanie nad aktualnością danych o gminie publikowanych w Internecie, zgłoszenie informacji o potrzebie zaktualizowania danych.
3. Bieżąca współpraca z jednostkami o podobnym charakterze w innych instytucjach.
Do spraw współpracy z organizacjami pozarządowymi.
1. Prowadzenie działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi.
2. Przygotowywanie rocznego programu współpracy gminy Pysznica z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.
3. Prowadzenie działań, w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego, w zakresie zlecania realizacji zadań publicznych.
4. Realizacja zadań publicznych zgodnie z przyjętym rocznym programem współpracy z organizacjami pozarządowymi i ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
5. Sporządzanie sprawozdań ze współpracy Gminy Pysznica z organizacjami pozarządowymi.
6. Opracowywanie propozycji planów budżetowych.
7. Realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem Rady Działalności Pożytku Publicznego.
do spraw współpracy z mieszkańcami:
1. Prowadzenie spraw związanych z realizacją zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej.
2. Prowadzenie działań w zakresie edukacji ekologicznej społeczeństwa, propagowanie działań proekologicznych oraz koordynacja akcji proekologicznych prowadzonych przez inne podmioty.
3. Prowadzenie spraw związanych z nadaniem tytułu „Honorowy Obywatel Gminy Pysznica”, „Zasłużony dla Gminy Pysznica”.
4. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów sportowych, nagród  i wyróżnień w oparciu o uchwałę rady gminy w tym zakresie.
5. Prowadzenie spraw związanych z nagrodami w dziedzinie kultury w oparciu o uchwałę rady gminy w tym zakresie.
do spraw ochrony zabytków i ochrony dziedzictwa lokalnego:
1. Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków objętych wojewódzką ewidencją zabytków.
2. Przyjmowanie zawiadomień o odkryciu przedmiotów o wartości zabytkowej lub archeologicznej i zawiadamianie o tym Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
3. Uzyskiwanie odpowiednich pozwoleń i opinii od Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
4. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji ze środków gminy na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytkach.
5. Sprawowanie opieki nad zabytkami, koordynowanie finansowania prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy zabytku, do którego tytuł prawny ma gmina.
6. Wnioskowanie o przyznanie dotacji celowej na dofinansowanie prac konserwatorskich przy zabytkach gminnych.
7. Koordynowanie prac związanych ze sporządzaniem gminnego programu opieki nad zabytkami, przygotowywanie odpowiedniej uchwały Rady Gminy oraz sprawozdań  z realizacji tego programu.
8. Nadzorowanie, organizowanie i sprawowanie opieki nad cmentarzami wojennymi, grobami poległych oraz pomnikami i miejscami pamięci.
do spraw sportu, turystyki i rekreacji:
Podejmowanie działań w zakresie wyznaczania szlaków turystycznych i tras rowerowych.
2. Prowadzenie ewidencji miejsc noclegowych.
3. Wspieranie działalności w zakresie organizacji turystyki i wypoczynku.
4. Wspieranie działań w zakresie organizacji imprez sportowych i rekreacyjnych.
do spraw profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych:
1. Przygotowywanie pod obrady sesji Rady Gminy projektów uchwał w sprawach wynikających ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dotyczących:
– ilości punktów sprzedaży napojów alkoholowych,
– określenia zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych i warunków sprzedaży tych napojów,
– ustalenia szczegółowych zasad wydawania i cofania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych.
2. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Mariusz Sałach (OR.IV) – stanowisko ds. informatycznych
pok. nr 8, tel. 15 841 01 13, e-mail: informatyk.ug@pysznica.pl, e-mail: msalach@pysznica.pl

1. Nadzorowanie eksploatacji oprogramowań funkcjonujących w Urzędzie Gminy.
2. Wdrażanie programów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Urzędu Gminy.
3. Administrowanie lokalną siecią komputerową.
4. Wykonywanie czynności wynikających z bieżącego funkcjonowania systemu Informatycznego w Urzędzie Gminy.
5. Przeciwdziałanie dostępności osób niepowołanych do systemu informatycznego.
6. Pełnienie nadzoru nad mechanizmami uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli nad dostępem do danych osobowych.
7. Ustalanie, ewidencjonowanie i rejestrowanie dla każdego użytkownika systemu informatycznego odrębnego identyfikatora.
8. Zapewnienie przestrzegania zasad i wymagań bezpieczeństwa dla systemów informatycznych.
9. Stała inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania (komputery, drukarki, monitory, programy) – określenie stanu faktycznego oraz bieżących potrzeb.
10. Zapewnienie ciągłości funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy.
11. Podstawowa konserwacja sprzętu komputerowego i urządzeń techniki biurowej w Urzędzie Gminy.
12. Pełnienie funkcji pomocnika Inspektora Ochrony Danych oraz Administratora Systemu Informatycznego zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy Pysznica Nr 59/2018.
13. Nadzór nad funkcjonowaniem monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Gminy.
14. Obsługa techniczna i nadzór transmisji obrad sesji Rady Gminy.

Teresa Herdzik (OR.VI) – sekretarka
sekretariat – pokój nr 24, tel. 15 841 00 04, e-mail: ug@pysznica.pl

1. Obsługa kancelaryjna Wójta Gminy, Zastępcy Wójta i Sekretarza.
2. Wysyłanie korespondencji i przesyłek.
3. Przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej.
4. Udzielanie informacji interesantom dotyczących godzin pracy urzędu, przyjęć interesantów  z zakresu załatwianych spraw i innych czynności mających wpływ na obsługę obywateli.
5. Prowadzenie prenumeraty czasopism i dzienników oraz wydawnictw fachowych.
6. Zamawianie i  prowadzenie ewidencji pieczęci.
7. Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych.
8. Prowadzenie ewidencji interesantów zgłaszających się do Wójta Gminy, Zastępcy Wójta i Sekretarza w sprawach skarg i wniosków.
9. Techniczna obsługa narad pracowniczych.

Anastazja Chmiel (OR.VII)– stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych
Biuro podawcze – parter, tel. 600 411 888, e-mail: ug@pysznica.pl

1. Ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozliczanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek.
2. Udzielanie informacji interesantom dotyczących godzin pracy urzędu oraz innych instytucji, przyjęć interesantów z zakresu załatwianych spraw i innych czynności mających wpływ na obsługę obywateli.
3. Udzielanie kompleksowej informacji z zakresu procedur, miejsca i terminu załatwiania spraw.
4. Udostępnianie formularzy, wniosków i udzielanie instruktażu przy ich wypełnianiu.
5. Dbanie o wizualny obraz Urzędu Gminy.
6. Prowadzenie rejestru i przygotowywanie odpowiedzi dotyczące informacji publicznej.
7. Obsługa kancelaryjna w referacie organizacyjnym.
8. Gospodarka drukami, materiałami biurowymi, środkami czystości:
9. Dokonywanie zakupów i prowadzenie ewidencji materiałów biurowych, druków i ich rozprowadzanie.
10. Organizowanie i przeprowadzanie zamówień i przetargów na zakupy i dostawy, usługi wynikające z zakresu powierzonych zadań.
11. Rozliczanie i prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
12. Prowadzenie spraw ankietyzacji dotyczących określenia satysfakcji klientów z zakresu norm Kodeksu Etycznego, oceny kontroli zarządczej i samooceny pracowników Urzędu Gminy.

Print Friendly, PDF & Email